Dołącz do drużyny Białej Gwiazdy!

Stanowisko: Koordynator ds. administracji / Administration Coordinator

Miejsce pracy: Stadion Miejski im. Henryka Reymana w Krakowie (30-059) przy ul. Reymonta 20

Rodzaj zatrudnienia: Pełny etat

Forma zatrudnienia: umowa o pracę/umowa zlecenia

Wisła Kraków poszukuje doświadczonej, zorganizowanej i komunikatywnej osoby, która będzie zarządzać sekretariatem Klubu oraz będzie kluczowym wsparciem dla Zarządu i poszczególnych działów Wisły Kraków. To rola łącząca obowiązki office managera, koordynatora biura i asystenta Zarządu, z unikalną możliwość pracy w wyjątkowym środowisku sportowym.

Twój cel w klubie

Twoim zadaniem będzie zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura i sekretariatu klubu, wsparcie Zarządu i prawników w organizacji pracy oraz skuteczna koordynacja procesów administracyjnych, w tym nadzór nad obiegiem dokumentów w Klubie. Będziesz osobą, która dba o płynny obieg dokumentów, sprawną komunikację między działami i profesjonalną obsługę gości i partnerów Klubu.

Twoje główne zadania

• Koordynacja sekretariatu i biura
• Organizacja i nadzór nad codziennymi procesami administracyjnymi
• Rejestracja faktur VAT i rachunków oraz przygotowywanie dokumentacji do Działu Księgowości
• Prowadzenie i archiwizacja dokumentacji
• Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej (w tym rejestrowanie, skanowanie i wysyłka)
• Nadzór nad obiegiem dokumentów i przepływem informacji między działami Klubu
• Obsługa i koordynacja spotkań Zarządu i Rady Nadzorczej w Klubie
• Obsługa wizyt gości krajowych i zagranicznych, w tym partnerów i sponsorów – przyjmowanie, udzielanie niezbędnych informacji oraz zapewnienie sprawnego przebiegu spotkań
• Współpraca z zewnętrznymi dostawcami i instytucjami

Wsparcie Zarządu i Działu Prawnego

• Koordynacja kalendarza spotkań Zarządu oraz Działu Prawnego
• Monitorowanie terminów sądowych oraz harmonogramów rozpraw sądowych
• Organizacja podróży służbowych Zarządu oraz innych pracowników Klubu
• Umawianie spotkań Zarządu
• Prowadzenie akt spraw

Kogo szukamy?

• Osoby z doświadczeniem w prowadzeniu sekretariatu, administracji biura lub na stanowisku o zbliżonym zakresie obowiązków
• Osoby dobrze zorganizowanej, umiejącej działać pod presją czasu w dynamicznym środowisku
• Osoby biegle posługującej się językiem angielskim (ze względu na międzynarodowy charakter Klubu oraz współprace realizowane obecnie i w przyszłości; co najmniej poziom B2)
• Osoby z bardzo dobrą organizacją pracy, dokładnością i umiejętnością ustalania priorytetów
• Kogoś, kto sprawnie realizuje różnorodne zadania i szybko reaguje na bieżące potrzeby organizacyjne
• Osoby z wysoko rozwiniętymi umiejętnościami komunikacyjnymi i wysoką kulturą osobistą w kontaktach z klientami i instytucjami
• Kandydata/kandydatki z biegłą obsługą komputera, urządzeń biurowych i pakietu MS Office
• Osoby rzetelnej, samodzielnej i odpowiedzialnej za powierzone zadania

Co oferujemy?

• Stabilne zatrudnienie w pełnym wymiarze godzin
• Środowisko pełne ludzi z misją, dla których Wisła Kraków to coś więcej niż praca
• Codzienną dawkę sportowych emocji i poczucie, że Twoje działania mają realny wpływ na wizerunek i Wisły Kraków
• Możliwość rozwoju osobistego i zespołowego, w tym dostęp do szkoleń, projektów międzynarodowych i nowych narzędzi pracy

Jak aplikować?

Osoby zainteresowane prosimy o przesyłanie CV w języku polskim i angielskim na adres: [email protected]

Klauzula RODO jest dostępna TUTAJ

Prosimy o umieszczenie w dokumentach aplikacyjnych poniższej klauzuli:

„Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Towarzystwo Sportowe Wisła Kraków S.A. (KRS: 0000130748) w celu obecnej i przyszłych rekrutacji zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).”